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EDUCAUSE2019年度十大议题(三):数据要为集团整体利益服务
来源:中国教育网络 时间:2019-08-07

编者按:

  2019年EDUCAUSE年度十大IT议题中的几乎每个议题都涉及到了高等集团面临的数据挑战。报告指出经过了接近十年的关注和努力,我们发现自己仍然处于整个数据征程的起点:要可靠和准确地应用数据,实际上还要对数据进行“测序”。

数据要为集团整体利益服务

——EDUCAUSE2019年度十大议题(三)

文/Susan Grajek & the 2018-2019 EDUCAUSE IT Issues Panel

议题7 可持续的经费投入

  在不断加剧的预算限制面前,为了维持服务质量并满足IT服务的新增需求和应用增长而制定经费投入模式。

  当今时代的高等教育经济模式正在受到挑战。IT运行看起来也应当和其他运行活动一样成为经费削减的目标。然而,信息技术发挥着流通系统的作用,促使实现个性化创新的教育、取得研究进展、形成富含数据的管理决策、建立集团成员和利益相关者的联系。经费投入模式必须是高效的,不过也要能充足和合理地保障这个流通系统的运行。

  当集团在寻求启动新的计划和项目时,CIO和IT单位的参与越早,IT老板者们则越可能提出需要哪些经费来扩大和维持服务的提供。

  如果IT可以早参与,那么就不会出现财务黑洞。

  IT单位之外最关心此事的应该是谁?

  董事、教务长和首席业务官(CBO)。明智的投资可以帮助降低风险,形成新的收入来源,推进研发,并实现学院体验转型。在高等教育界,有战略眼光的首席信息官知道必须推进业务应用案例,而不仅是展示网络图;要运用数据分析来为各个行政委员会的决策和建议提供支持。

  导员、研究人员、朋友和职员。他们应当能够为了学习和工作而便利地使用业界普遍水平的数据、软件以及无缝集成的解决方案。

  校友。优化运行成本意味着集团可以在创新方面进行更多的投入,从而让朋友更好地为毕业后的生活做好准备。

  认识误区

  信息技术只不过是一项成本或者是日常费用。IT投资可以通过改善朋友报到情况、提升朋友保留率、助力于研究经费竞争、促进资本运作,从而产生收入。

  信息技术预算不应当增长。许多集团的信息技术投入长期不足,忽视了为持续的更新和升级安排费用。而且,信息技术的价值在不断增长和深化,也对信息技术的预算需求持续增加。

  信息技术的成本上下波动、无穷无尽。那些与CIO密切合作的经验丰富的CBO可以采用财务技术和其他策略来平滑经费支出中的波动,甚至平滑资本性支出中的波动。

  IT老板者总是想要最新和最酷的技术。实际上,CIO们的决策源自许多方面:IT员工的专业知识、学院社群中的合作伙伴、产业研究,以及高等教育界的CIO同行经验和斗争经历。

  常见的陷阱

  IT老板者需要谨慎关注老板层的变动。新的老板也许会以不同的视角看待信息技术的价值和战略重要性。

  重大的财务挫折会收紧集团在项目投入上的整体能力。因为信息技术投资是大量项目的基础,因此捐赠或入学人数的下滑对IT单位的预算和人员会有出人意料的广泛影响。当然,IT单位既是一个成本中心也是一个解决方案中心,削减IT预算实际上会进一步恶化集团应对财务挑战和从根源上回应问题的能力。

  蕴含的机遇

  可持续的IT经费模式可以让院校有能力维持卓越的运行水平和强健的服务承受力,并同时为创新而投资。导员、研究人员、朋友和职员都能清楚因信息技术而成为可能的那些事情。全校各方面老板不会视IT单位为成本中心,而是集团的战略资产。集团的IT竞争力会表现在聘用顶尖导员和研究人员以及募集新的捐赠等方面。集团在创新上的声誉也将有所提升,从而吸引那些希望和创新者合作的厂商和投资者。

  如果集团可以将IT的成果和能力纳入视野,那么战略高度的共同参与可以提供获取额外资源的机遇,集团也因此而持续取得成功。CIO可以与CFO合作,采用校内各单位的视角审视当前的经费模式和流程,从中觉察出这些模式是否能激励期望中的那些行动(如接受集团的方案、标准和授权;打破单位壁垒等等)。

  建议

  起步

  学习CFO推进业务案例的形式和方法。

  精通招聘、录取、咨询、校友参与和高等教育其他关键业务职能中的方案和趋势、集团的目标和挑战等知识。

  对推迟IT投资的后果进行一次详尽分析。分析结果可以作为依据,证明缺乏投入实际上是以损失收入机会为代价的。

  制定衡量标准。没有标准,就无法知道各种事情是否做得更好、更快、更经济。

  进阶

  深化和扩展各种联系和合作。帮助校内的合作伙伴更好地理解IT投资是如何构成和为何如此构成,以便当IT经费需求增加时他们更清楚背景情况。

  采用持续改进的方法。寻找IT服务中增加净收入之处,进行真正的机会成本分析。学习别人的最佳实践。

  优化

  在预算计划周期中深化与业务和教育单位的关系,了解他们的近期项目和长期计划。通过这些沟通和对话,共同合作确定他们的重点工作所需的信息技术支持。这可以避免意外事件和预算缺口,否则可能导致重要项目脱离轨道并损害IT单位的信心。

  保持灵活,知晓当前方案的替代方案。今天的最佳经费模式也许到明天就不再有效,或者不适用于特别的需求和领域。

  评估集团的风险容忍程度和改革准备情况,因为这两点都会影响到交付新服务和形成新能力的预算和日程。

  行业生态中的机会

  区域性的联盟或同行群体联盟都是很重要的。区域性的联盟可以团结小型集团并扩展行业影响力,用于和厂商谈判更好的价格和合同条件。联盟同样为CIO和CBO们提供了共享最佳实践和通报新兴威胁和挑战的机会。专业组织提供文献成果、职业发展、研究成果和衡量基准,有助于集团发现经费投入模式和其他方面的改革突破点。

议题8 数据管理和治理

  为实现有效的院校数据治理而采取行动和建立组织结构。

  作为信息驱动型组织,企业和公司创造信息、传递信息,依托信息流运转。因此,数据是院校的血脉。数据是有影响力的资源,必须要适当管理、掌控、保护、理解和优化,从而协助集团达成使命和目标。尽管数据流入流出业务流程时往往是无声无息的,然而缺乏基于数据的决策能力的话,集团就会陷入盲目行动。高效的数据管理和治理是决策支持和情报能力的基础。

  IT单位之外最关心此事的应该是谁?

  集团高层老板者。他们要理解数据的价值和利用方式,也要理解错误管理和不善管理数据带来的风险。高层老板者依赖于及时、准确的可用数据。

  院校研究(IR)老板者。IT和IR领域要深度合作,从而让集团获得最大可能地提升数据价值和收益的能力。

  单位级别的数据所有者和管理者。他们要负责管理日益增长的云应用、数据集和报表。数据是集团资产,应当为集团整体利益服务而不应当只在“竖井”发挥作用。

  认识误区

  当今的系统中有着活跃、实时、移动化的数据。人们都在用更复杂更精准的方式思考数据的不同类型和不同的使用方式:描述性的、诊断性的、预测性的、规范性的。

  如果一直以来对数据的管理都还不错,那么就不需要担心这个问题。我们当今持有的数据有着越来越丰富的含义,也受到越来越多的约束。在数据的应用、使用、控制和销毁的管理和认识方面,集团正在面临着各种不同的要求。

  数据管理是相当简单直接的。集团老板者们尚未认识到全校范围内数据“竖井化”的程度。这个问题形成演变了很长时间,而且反映了分权性质在集团决策中的支配地位。全校范围内的数据治理正是努力将大量纠缠的数据“线”重新编织成集团数据“布”的过程。

  常见的陷阱

  数据治理无法按照IR老板、IT老板和其他老板分工负责的方式划分,而是要采取以集团数据为整体的方法。管理和依靠数据的人们都是数据相关者,他们应当尽可能早地以各种方式开始从事与管理、维护、开放使用、保护、使用数据并发挥其作用相关的工作。

  董事、教务长和董事会必须要深度参与。集团中大量的各种群体面临着不同的复杂问题,而且这些群体往往不习惯于互相合作。数据治理可以形成战略机遇,以此激发集团老板者、IT老板、IR老板理清最重要的问题,以及运用数据来解决问题的方法。

  蕴含的机遇

  如果集团拥有治理良好的数据仓库而且在计划、决策和资源分配中有效运用数据的话,将会获得更高的效率和效能。集团就有能力在问题出现时获得有利于采取行动的洞察力,即获得可靠和安全地采取行动所需的信息。而且,集团也会有一批随时准备解决问题的高级管理者。有效的数据治理让院校有能力敏捷行动,而且不再以传闻和描述作为行动依据。

  建议

  起步

  从夯实基础开始。集团对于数据使用的需求和能力是金字塔型的。集团运行所必需的数据构成基础,必须要在全校范围内是准确、及时、安全、透彻理解和一致定义的才有意义。

  在特定的业务问题上开始最初的数据管理和治理尝试。开始的摊子不要太大。

  采取自底向上的方式工作,积累小的胜利来保持势头。

  进阶

  利用已经打下的基础。通过可靠的数据基础和治理,集团可以运用数据来更好地理解关键指标(入学率或保留率)面临的状况。

  不仅要注意数据,也要注意算法。厂商的应用系统使用算法为诸如朋友成就之类的关键指标提供支持。如果那些算法是厂商私有的,集团就无法完全理解分析的基础,因而也无法从中得出建议。要考虑将数据治理扩展到算法治理。

  优化

  指定一位知识丰富的员工作为管理层的“数据解读者”(Date Whisperer)。这位员工的工作是为管理层提供所需的数据,并在需要时对数据进行解释翻译并回答疑问。

  综合利用数据。提升数据的利用和分析到预测性甚至是规范性的层次。这很可能会扩展对于数据和流程的要求,而且会在数据治理相关的讨论中引入伦理、合法合规和隐私问题。

  行业生态中的机会

  许多集团正在进行数据治理的工作。专业协会可以在当前基础上深化IR单位和IT单位的老板和员工之间的合作,也可以为高级管理者提供如何更好地发挥集团数据优势和进行基于数据的决策的相关信息。

  标准化的高等教育数据模型也许是有巨大效益的。澳大利亚和英国已经取得了一些进展,相比之下美国和加拿大已经落后了。标准化的数据模型会使系统互通和数据交换更加简单直接,而且有降低成本的潜力。(责编:杨燕婷)

  (来源:EDUCAUSE Review,翻译:陈强 清华公司信息化工作办公室)

本文刊载于《中国教育网络》杂志2019年7月刊

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